AI för upphandlare – så effektiviserar du hela upphandlingsprocessen

Du kan upphandling – nu är det dags att vässa arbetet med AI. Den här utbildningen handlar om hur du kan använda AI genom hela upphandlingsprocessen, från förstudie och annonsering till anbudsutvärdering och avtalsuppföljning. Du får lära dig hur AI kan spara tid och stärka kvaliteten på arbetet samtidigt som användningen sker säkert, transparent och spårbart.

DU FÅR LÄRA DIG:

Att använda AI som ett praktiskt stöd genom hela upphandlingsprocessen, från förstudie och annonsering till utvärdering och uppföljning
Hur AI kan användas för att sammanfatta, strukturera, jämföra och formulera underlag
Att arbeta säkert, transparent och spårbart med AI i upphandlingsarbetet
En metod för att skriva tydliga promptar som ger bättre svar och som är lättare att kvalitetssäkra
Vilka risker AI medför i offentlig sektor, särskilt när det gäller transparens, datakällor, dokumentation och mänsklig kontroll
Hur du dokumenterar promptar och AI-resultat för att skapa spårbarhet och underlätta intern kontroll

UTBILDNINGEN RIKTAR SIG TILL:
Upphandlare, inköpare, kategoriledare och andra som arbetar operativt med att förbereda, genomföra och följa upp offentliga upphandlingar.

MÅL MED UTBILDNINGEN:
Att du som deltagare ska få

Kunskap om hur du använder AI som stöd i upphandlingsprocessen på ett korrekt, transparent och spårbart sätt och som frigör tid till andra uppgifter
Förståelse för när AI får användas och hur användningen bör dokumenteras
Verktyg och metoder för att bygga, förbättra och kvalitetssäkra egna promptar
Kunskap om hur du identifierar risker, bias, otydligheter och dokumentationsbrister

Program för kursen

09.00 Introduktion

Upplägg och mål med dagen
Vi sätter ramen för kursen: AI som stöd i arbetet, inte som ersättare för professionell bedömning

09:10 AI i upphandling

Vad som har förändrats de senaste åren och varför AI nu påverkar nästan hela upphandlingsprocessen
Möjligheter och begränsningar, till exempel hur AI kan hjälpa till att strukturera information, upptäcka oklarheter och spara tid
Varför resultat alltid måste granskas av en människa

09.30 AI i upphandlingsprocessen

Hur AI kan användas i förstudie, annonsering, anbudsutvärdering och uppföljning
Att använda AI till allt förutom beslutsfattande: Låt AI sammanfatta, strukturera, jämföra och formulera medan bedömningen, prioriteringen och beslutet ligger hos upphandlaren eller organisationen

10.15 Kaffe

10.30 Säkerhet, transparens och spårbarhet

Tre grundfrågor som varje upphandlare bör kunna ställa: varifrån kommer informationen, får vi använda den i verktyget och hur kan vi i efterhand visa hur vi har arbetat
Vad dokumentationskrav innebär i praktiken – vad som bör sparas eller beskrivas för att användningen ska vara möjlig att följa upp, förstå och granska internt eller externt

11.30 Metod för att skriva bättre promptar

Enkel och användbar metod för att ge AI bättre instruktioner i upphandlingsarbetet: behov, input, output och kriterier
Hur du arbetar strukturerat med syfte, underlag, önskat resultat och kvalitetskrav så att svaret blir mer relevant, träffsäkert och enklare att kvalitetssäkra

12.00 Lunch

13.00 Praktisk workshop 1: förstudie och annonsering
Du får prova att använda AI för att sammanfatta behov, ta fram följdfrågor, identifiera risker och föreslå tydligare formuleringar i annons- eller kravtext. Målet är att se hur AI kan bidra till bättre förberedelse och tydligare underlag redan tidigt i processen.

14.15 Praktisk workshop 2: utvärdering och uppföljning
Hur AI kan används för att strukturera jämförelser, få syn på möjliga mervärden, formulera uppföljningsprotokoll och skapa bättre kontrollfrågor. Fokus ligger på hur AI kan avlasta i analys och struktur utan att ta över själva bedömningen.

15.00 Fika

15.15 Implementera AI i den egna vardagen

Vad som går att börja med direkt och vad som kräver intern förankring
Hur ett första spårbart arbetssätt kan byggas i teamet

16.30-17.00 Sammanfattning/ Tid för frågor / Avslut
Vi knyter ihop dagens viktigaste lärdomar, fångar upp deltagarnas frågor och tydliggör vilka steg som är rimliga att ta efter utbildningen.